Înființare PFA 2026: acte necesare și pașii la ONRC

Înainte să începi — decizii cheie

PFA este cea mai simplă forma juridică pentru activități independente. Înainte de a depune dosarul, ai de luat câteva decizii care afectează tot ce urmeaza:

• Ce activitate desfășori — trebuie sa știi codul CAEN principal și, opțional, până la 5 coduri secundare. Vezi ghidul despre coduri CAEN.
• Sistemul de impozitare — sistem real (impozit pe venit net, 10%) sau normă de venit (dacă activitatea este pe listă MFP). Alegerea afectează și cât de complexa e evidență contabila.
• Sediul profesional — domiciliul tău sau spațiu închiriat. Dacă ești chiriaș, ai nevoie de acordul proprietarului.
• PFA vs alternative — uita-te peste comparația PFA vs SRL vs CIM sa te asiguri ca PFA e alegerea corecta pentru tine.

Pasul 1 — Actele necesare

Ghidul oficial ONRC cere, pentru înregistrarea unei PFA (care include și înregistrarea fiscală):

1. Cererea de verificare disponibilitate și rezervare a denumirii — înainte de dosar. Denumirea unei PFA e numele și prenumele tău, urmate de „persoană fizică autorizată”.
2. Cererea de înregistrare, în original.
3. Anexa privind înregistrarea fiscală — formularul prin care te înregistrezi fiscal în același dosar.
4. Declarația-tip pe propria răspundere că sediul profesional (și, după caz, sediile secundare) îndeplinesc condițiile de funcționare.
5. Dovada rezervării denumirii, în original.
6. Actul de identitate, în copie certificată de tine cu mențiunea „conform cu originalul”.
7. Dovada dreptului de folosință asupra sediului profesional — act de proprietate, contract de închiriere sau de comodat.

Doar dacă e cazul:

• avizul asociației de proprietari, dacă sediul e într-un bloc de locuințe;
• copii după documentele care atestă pregătirea profesională, doar dacă o lege specială o cere pentru activitatea ta;
• declarația privind patrimoniul de afectațiune;
• împuternicirea, dacă dosarul îl depune altcineva.

Nu ai nevoie de specimen de semnătură și nici de cazier fiscal adus de tine: informațiile din cazierul fiscal le obține registrul comerțului direct de la ANAF. Pentru activități fără reglementare specială (IT, design, copywriting, consultanță generală) nu se cere diplomă.

Pasul 2 — Depunerea la registrul comerțului

Dosarul se depune la oficiul registrului comerțului din județul în care e sediul profesional, înainte să începi activitatea. Ai trei variante:

Registratorul soluționează cererea într-o zi lucrătoare de la înregistrarea ei, pe baza documentelor. Dacă lipsește un element obligatoriu, cererea se respinge. Încheierea de înmatriculare se publică în Buletinul Electronic al Registrului Comerțului și primești codul unic de înregistrare (CUI).

Pasul 3 — Înregistrarea fiscală (prin același dosar)

Înregistrarea fiscală a unei PFA nu e un drum separat la ANAF: se face prin anexa privind înregistrarea fiscală din dosarul depus la registrul comerțului. Codul unic de înregistrare primit la înmatriculare e și codul tău fiscal. După înmatriculare, fă-ți cont în Spațiul Privat Virtual (SPV) ca să depui declarațiile și să vezi vectorul fiscal.

Ce decizii fiscale ai de luat de la început:

• Sistemul de impozitare — sistem real sau normă de venit (dacă activitatea ta are normă publicată în județ); opțiunea o exprimi prin declarația unică (D212).
• TVA — neplătitor (dacă ești sub plafonul de TVA de 395.000 lei) sau plătitor voluntar/obligatoriu
• CAS și CASS — declari ca vei avea obligația (pragurile sunt 12/24 salarii pentru CAS și 6-72 salarii pentru CASS în 2026). Vezi ghidul despre CAS și CASS.

Pasul 4 — Cont bancar și facturare

Nu ești obligat legal să ai cont separat, dar în practică toate băncile au conturi PFA cu comisioane mai bune decât conturile curente pentru firme. Unele sunt gratuite în primul an.

Pentru facturare, alege o aplicație care trimite automat în e-Factura (obligatoriu din 2024 pentru B2B):

Cât costă și cât durează

Partea care surprinde cel mai des: înregistrarea propriu-zisă nu costă nimic. Activitatea Registrului Comerțului e finanțată de la bugetul de stat, deci pentru cererea de înregistrare nu se percepe tarif. Dacă îți depui singur dosarul, poți ajunge la zero lei.

Atenție la ce citești despre taxe: Ministerul Justiției a pus în dezbatere publică un proiect care ar introduce o taxă de 200 lei pentru înregistrare și 20 lei pentru rezervarea denumirii, înjumătățite la depunerea online. La data ultimei verificări nu am găsit confirmarea publicării lui în Monitorul Oficial, deci nu îl tratăm ca fiind în vigoare. Multe ghiduri încă afișează sume vechi, de dinainte ca tarifele să fie eliminate.

Durata: registratorul soluționează cererea într-o zi lucrătoare dacă dosarul e complet, iar înregistrarea fiscală vine odată cu ea. Socotește în plus rezervarea denumirii înainte și contul bancar și facturarea după — câteva zile, de la decizie la primul client facturat.

Cum alegi denumirea

Spre deosebire de SRL, unde poți inventa numele, la PFA denumirea e impusă de lege: numele tău complet, urmat de „Persoană Fizică Autorizată" sau abrevierea „PFA". Nu poți alege un nume comercial.

Verificarea disponibilității și rezervarea se fac pe portalul ONRC, înainte de depunerea dosarului. Rezervarea e necesară fiindcă pot exista omonimi — dacă în același județ mai e un „Popescu Ion PFA", denumirea se diferențiază, de regulă prin adăugarea inițialei tatălui.

Cum alegi codul CAEN

Codul CAEN descrie ce faci. Alegi unul principal, care determină activitatea de bază, și poți adăuga până la 5 secundarela înregistrare, extensibile ulterior printr-o mențiune.

Contează mai mult decât pare, din două motive. Primul: unele activități sunt reglementate și cer dovada pregătirii profesionale — diplomă sau atestat. Pentru IT, design, copywriting sau consultanță generală nu e cazul. Al doilea: codul principal decide dacă poți fi impozitat la normă de venit sau doar în sistem real, fiindcă normele se stabilesc pe coduri CAEN, anual, prin ordin al direcțiilor regionale ANAF.

Dacă nu știi ce cod ți se potrivește, pornește de la ghidul despre codurile CAEN și verifică apoi în lista normelor de venit pe cod dacă activitatea ta are normă.

Ce plătești după ce ai deschis

Aici sunt banii adevărați, nu la înregistrare. Un PFA datorează impozit pe venit de 10%, iar contribuțiile se datorează doar peste praguri, calculate ca multipli ai salariului minim.

Pragurile sunt ancorate la salariul minim în vigoare la 1 ianuarie, nu la cel de azi — de aceea o creștere a minimului în cursul anului nu le mișcă. Cifrele de mai sus vin din dataset, nu sunt scrise de mână.

Cum închizi un PFA

Merită știut înainte să deschizi, fiindcă e partea pe care nimeni n-o citește la început. Radierea se cere tot la Registrul Comerțului și nu se taxează — asta e prevăzut explicit.

Ordinea contează: depui cererea de radiere la ONRC, apoi declari încetarea activității la ANAF prin declarația unică, pentru veniturile din anul în care ai închis. Contul bancar se închide la final, după ce ai încasat tot și ai plătit tot. Dacă închizi contul primul, rămâi fără unde să primești eventuale restituiri.

După ce emiți prima factură, citește și ghidul despre facturare PFA ca sa eviți greșelile uzuale (numerotare, TVA, descriere servicii).

Pasul 5 — Evidență contabila

PFA-urile în sistem real tin o evidență contabila simplificată (Registrul Jurnal de Încasări și Plăți + Registrul Inventar). Dacă ești pe normă de venit, evidența e minimală.

Poți face contabilitatea singur (un contabil costa ~150-300 lei/lună), dar pentru sistem real cu multe tranzacții recomandăm un contabil cel puțin la depunerea declarației anuale (D212).

Greșeli frecvente de evitat

• Începi activitatea înainte de înmatriculare — cererea la registrul comerțului se depune înainte de începerea activității
• Alegi greșit sistemul de impozitare — normă de venit poate părea mai simplă dar dacă ai cheltuieli mari, pierzi bani față de sistem real
• Nu tii evidență cheltuielilor — în sistem real, cheltuielile reduc venitul impozabil; fără documente justificative nu le poți deduce
• Amesteci banii personali cu cei din PFA — chiar dacă legal n-ai cont separat, un cont distinct îți face viață mult mai simplă la control și la contabil