e-Factura B2B 2026 — termene, sancțiuni, scutiri și workflow complet
Din 1 iulie 2024, facturile B2B între persoane impozabile stabilite în România — plătitoare de TVA sau nu — trec obligatoriu prin RO e-Factura. Termenul: 5 zile lucrătoare de la emitere. Sancțiuni: 15% din valoarea facturii dacă ocolești sistemul (și pentru cumpărătorul care o înregistrează), 1.000-10.000 lei pe lună pentru întârzieri, după mărimea firmei (art. 13^2 din OUG 120/2021). Ghid complet 2026 cu integrare Oblio, SmartBill, FGO și workflow pentru cei care emit facturi manuale. Vezi calendarul fiscal complet pentru alte termene.
Ce e RO e-Factura, pe scurt
RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică al statului român, implementat din 2021 (gradual) și obligatoriu B2B din 1 iulie 2024. Toate facturile B2B între persoane impozabile stabilite în România (art. 10 alin. (1)) trec prin sistemul ANAF (parte din SPV), în format XML standardizat. Exemplarul original al facturii e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. (6)).
Scopul declarat: reducerea fraudei TVA (România are cea mai mare "VAT gap" din UE — peste 30%, față de media UE 8-10%). Scopul real tehnic: ANAF vede facturile instant, poate face cross-check între declarațiile de TVA și fluxul real de facturi, blocand frauda carusel.
Cine este obligat — cazurile concrete
| Tipul tău de activitate | Emite factură către | Obligatoriu e-Factura? |
|---|---|---|
| PFA, SRL, SA, II — plătitor TVA | Alt plătitor TVA RO | DA — B2B obligatoriu |
| PFA, SRL — plătitor TVA | Persoană fizică (consumator) | NU obligatoriu B2C (suspendat din 2025) |
| PFA, SRL — neplătitor TVA | Alt plătitor TVA RO | DA — B2B obligatoriu |
| Orice persoană impozabilă | Instituție publică (B2G) | DA — B2G obligatoriu |
| Firma RO — plătitor TVA | Firma alt stat UE | NU — operațiune intracomunitara separat |
| Firma RO | Firma non-UE (export) | NU |
Termenul de 5 zile lucrătoare — capcanele
Regulă clara: 5 zile lucrătoare de la data înscrisă pe factură. Asta înseamnă:
- Factură emisă luni → termen vineri (pe parcursul aceleiasi săptămâni lucrătoare).
- Factură emisă vineri → termen joi săptămână următoare (sâmbătă-duminica nu se numără).
- Factură antedata 25 ale lunii (când a fost efectiv emisă pe 28) → termen calculat de la 25, nu 28.
- Sărbători legale nu se numără — dacă 10 aprilie 2026 (Vinerea Mare) e în interval, termenul se prelungește cu o zi.
- Pentru facturi emise la sfârșit de luna (28-30): atenție ca termenul cade în luna următoare — verifică fișa fiscală pe luna corectă.
Sancțiuni — tabel concret
| Faptă (art. 13^2 din OUG 120/2021) | Amenda |
|---|---|
| Factură B2B emisă în afara RO e-Factura | 15% din valoarea totală a facturii |
| Primirea și înregistrarea de către cumpărător a unei astfel de facturi | 15% din valoarea totală a facturii |
| Transmitere după termen — firme mici și persoane fizice | 1.000-2.500 lei |
| Transmitere după termen — contribuabili mijlocii | 2.500-5.000 lei |
| Transmitere după termen — contribuabili mari | 5.000-10.000 lei |
Amenda pentru întârziere se dă pe lună, nu pe factură: acoperă toate facturile al căror termen de transmitere expiră în aceeași lună calendaristică. Diferența dintre cele două tipuri de fapte contează: o factură trimisă cu întârziere costă o amendă fixă, una ocolită complet costă 15% din valoarea ei.
Workflow practic — 3 opțiuni de implementare
Opțiunea 1 — Software profesional (recomandat)
Oblio, SmartBill, FGO, Saga, Facturis Online — toate au integrare directă cu RO e-Factura. Emite factură în app → click "Trimite la ANAF" → factură plecată în 5-10 secunde. Status SPV vizibil în dashboard. Costuri: 30-150 lei/lună în funcție de plan și volum.
Avantaje: zero risc termen depășit (poți seta auto-send la emitere), istoric complet, raportare lunară conformitate, generare XML UBL valid garantat.
Opțiunea 2 — Generator manual + upload SPV
Pentru <10 facturi/luna sau volum foarte mic: folosește un generator gratuit XML UBL (cum e generator-factura) sau direct portalul ANAF. Apoi upload manual pe SPV → e-Factura → Trimite factură.
Avantaje: gratuit. Dezavantaje: risc uitare → sancțiuni, fără istoric, fără dashboard, mult overhead pentru >5 facturi/luna.
Opțiunea 3 — Contabil cu acces SPV
Dacă ai contabil extern, da-i acces SPV (procura electronică ANAF) și lasa-l să se ocupe. Cost: deja plătit în serviciile lunare. Volum bun pentru cei cu <30 facturi/luna.
Risc: timing — contabilul vrea să lucreze în pachete săptămânale, tu trebuie să-i trimiți facturile rapid. Stabilește flow clar (ex: dropbox shared, email).
Cum facturile primite trec prin SPV
Pentru facturile pe care le PRIMEȘTI de la furnizori:
- Furnizorul emite factură și o trimite la SPV ANAF în 5 zile lucrătoare.
- ANAF te notifica (email/SMS dacă ai activat) ca o factură te așteaptă în SPV.
- Accesează SPV → e-Factura → Facturi primite → vezi factură cu statut "Recepționată".
- Click "Acceptă" sau "Refuză" (refuzul se face doar cu motiv întemeiat — eroare în factură, livrare neacceptată).
- Factură acceptată intra automat în evidență TVA — folosești pentru deducere în D300 lunară/trimestrială.
Aplicații ca Oblio și SmartBill descarca automat facturile primite din SPV, le verifică și le adaugă la istoric — fără click manual necesar.
Scutiri și excepții
- B2C către persoane fizice (consumator final): suspendat din 1 ianuarie 2025. Nu raportezi facturile B2C în e-Factura, dar tot le emiți normal cu casă de marcat sau factură simplă. Trebuie monitorizat — guvernul a anunțat ca poate reintroduce în 2026-2027.
- Operațiuni intracomunitare (către UE): NU se raportează în RO e-Factura. Se raportează în D390 recapitulativa (vezi calendarul fiscal).
- Export non-UE: NU se raportează în RO e-Factura. Doar în declarațiile vamale.
- Tranzacții cu PFA neplătitor TVA, fără cod TVA: ATENȚIE — dacă ești PFA neplătitor TVA și emiți factură către alt plătitor TVA RO, TOT trebuie să raportezi în e-Factura. Calitatea ta de neplătitor TVA nu te scutește — natura comercială B2B este criteriul.
- Avansuri: facturile de avans pentru bunuri/servicii nelivrate se raportează. La factură finala, se face stornare automată a avansului raportat.
Greșeli frecvente de evitat
- Crezul ca factură PDF "trimisa pe email" înlocuiește e-Factura: NU. PDF-ul e doar pentru convenienta — XML din SPV e forma legală obligatorie.
- Acceptarea oarba a facturilor primite: verifică fiecare factură din SPV — cifrele TVA, CUI corect, sumă. Dacă refuzi corect, furnizorul corectează.
- Uitarea termenului în concedii / sărbători: dacă pleci 2 săptămâni în concediu și emiți factură înainte, contabilul/aplicația trebuie să o trimită. Configurează auto-send.
- Folosirea XML invalid: validare manuala pe portal ANAF înainte de upload. Dacă XML e invalid (câmpuri obligatorii lipsă), factură e respinsă și NU se consideră depusă.
- Antedatare fără constientizare termene: o factură cu data 31 decembrie 2025 emisă pe 5 ianuarie 2026 are termen depășit din ziua emiterii reale.